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Google Docs permite compartir carpetas
En otras ocasiones ya hemos hablado de las excelencias de una suite ofimática en la nube como la que nos proporciona Google Docs, o sería mejor llamarlo repositorio de documentos, aunque la verdad es que participa de los dos conceptos. El caso es que con el lanzamiento de Chrome OS todos esperamos que se le de un impulso importante, que por otro lado bien necesita si quieren que prescindamos de la ofimática de escritorio. El primer paso ya lo han dado y ahora Google Docs permite compartir carpetas.Anteriormente ya nos permitía compartir un documento y trabajar de forma colaborativa con el mismo, de forma que podíamos enviar invitaciones para que todos aquellos a los que queríamos hacer partícipes de nuestro documento. El siguiente paso lógico era compartir carpetas de forma que no sólo podíamos compartir un documento, sino que lo que compartimos es un espacio y de esta manera permitimos a las personas con las que trabajamos que nos añadan sus propios documentos, sin duda algo muy demandado por los usuarios y un paso imprescindible para el triunfo de Chrome OS.
Y es que yo soy de los que pienso que si de verdad quieren apostar por un sistema operativo en la nube como Chrome OS uno de los puntos que deben mejorar sensiblemente es Docs, incluyendo más funcionalidades y mejor experiencia de usuario a la hora de editar documentos online, y a la vez, seguir conservando la ligereza del editor. Sin duda un compromiso de equilibrio complicado pero donde estará la clave para mejorar.
Existen diversas opciones a la hora de invitar a usuarios a compartir carpetas. Podemos seleccionar a los usuarios con los que queremos compartir la carpeta de nuestros contactos o incluir directamente las direcciones de correo. A la vez, tenemos que elegir el nivel de privilegios que concederemos a los usuarios entre sólo consulta o permisos para modificar el archivo.
La otra opción que tenemos para compartir el archivo nos permite hacerlo compartiendo la URL de almacenamiento del mismo y en este punto podemos elegir si hacemos el documento público, con lo cual cualquiera que tenga la URL puede visualizarlo o incluso editarlo si así lo hemos decidido. Esta es la opción más interesante si tenemos que compartir el documento con usuarios que no tienen cuenta con Google y por lo tanto no pueden acceder a la carpeta compartida de otra manera. Claro que también al ser pública, cualquiera que tenga la URL puede acceder al mismo, con lo cual hay que tener cuidado con este tema.
Los permisos avanzados nos permiten que un documento cambie de propietario, que los editores puedan invitar a otros usuarios a ver o editar los documentos, incluso restringiendo el tiempo que podemos acceder a los mismos. Un abanico amplio a la hora de determinar el uso que le damos a nuestra carpeta compartida y el nivel de extensión que podemos dar a las opciones para compartirla.
Desde luego de esta manera es interesante tener una carpeta compartida. Una vez que accedemos al enlace otra de las opciones interesantes que tenemos es la opción deincrustarla en nuestra página web, o en nuestro blog mediante un iframe que nos genera la propia página, lo cual no es que sea lo mejor, pero es un recurso que podemos aprovechar en determinadas condiciones, aunque a mi para estas cuestiones me gusta bastante más el servicio que nos puede dar Scribd del que ya hablamos en su momento.
Lo mejor a la hora de compartir la carpeta es que podemos tener documentos distintos tipos, ya sean documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o formularios que ha sido la última incorporación de formatos a Google Docs y con el cual podemos ir recabando información entre los distintos usuarios con los que hemos compartido la carpeta para mejorar algún aspecto.
Poco a poco va mejorando Google Docs y esperemos que en el poco más de un año que queda para el lanzamiento de Chrome OS mejore el soporte para documentos que nos ofrece, la compatibilidad y mejoras de adaptación a los formatos con MS Office, donde muchas veces existen ciertos cambios de formato que hacen que sea incómodo editar documentos creados con suites ofimáticas de escritorio con ellas.
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